ساخت ایمیل info در سی پنل و دایرکت ادمین

یه چیزی هست که خیلی‌ها جدی نمی‌گیرن. یه سایت تر و تمیز می‌زنن، طراحی هم عالی، ولی توی صفحه «تماس با ما» می‌نویسن reza.ahmadi1372@gmail.com.

همون یه خط، کل حس حرفه‌ای بودن سایت رو می‌ریزه به هم. مشتری که این ایمیل رو می‌بینه ناخودآگاه فکر می‌کنه طرف یه آدم معمولیه که از تو خونه کار می‌کنه، نه یه کسب‌وکار.

راه‌حلش هم اصلاً سخت نیست: info@yoursite.com. خبر خوب هم اینکه اگه سایت دارید، این قابلیت همین الان روی هاستتون فعاله و یه ریال هم قرار نیست بابتش بدید.

توی این مقاله می‌ریم سراغ کل ماجرا. اول ایمیل رو می‌سازیم، هم توی سی پنل هم دایرکت ادمین. بعد وصلش می‌کنیم به گوشی و اوت‌لوک. آخر سر هم کاری می‌کنیم که ایمیل‌های خود وردپرس (فرم تماس، ثبت‌نام، فراموشی رمز) با همین آدرس ارسال بشن و سر از اسپم در نیارن. بریم که شروع کنیم.

ایمیل سازمانی چیست؟

ساده‌ست: ایمیلی که بعد از علامت @ دامنه خودتون نوشته شده، نه gmail.com.

مثلاً ما برای میهن وردپرس می‌تونیم اینا رو بسازیم:

• info@mihanwp.com
• reza@mihanwp.com
• support@mihanwp.com

جالبیش هم اینه که تعدادش معمولاً محدودیتی نداره. اکثر هاست‌های وردپرس اجازه ساخت اکانت ایمیل نامحدود می‌دن.

حالا فرقش با جیمیل شخصی:

اون ردیف آخری رو دست‌کم نگیرید. وقتی یه نفر از تیم می‌ره، شما فقط ایمیلش رو از هاست پاک می‌کنید و خلاص. با جیمیل شخصی همچین کنترلی اصلاً ندارید.

بدون سایت هم می‌شود ایمیل info ساخت؟

نه. واقعاً نمیشه و راه میان‌بری هم وجود نداره.

ایمیل سازمانی روی دامنه و هاست سوار میشه. تا وقتی این دوتا رو نداشته باشید، اصلاً جایی برای ساختنش وجود نداره.

پس اگه هنوز سایت ندارید، اول برید آموزش ساخت سایت رو ببینید، سایتتون رو بالا بیارید، بعد برگردید اینجا. قول می‌دم بقیه‌ش خیلی راحت‌تر از چیزی باشه که فکر می‌کنید. 🙂

چه اسمی انتخاب کنیم؟

اکثراً مستقیم می‌رن سراغ info و تموم. ولی اگه از همون اول تفکیک کنید، بعداً خیلی کمتر سردرگم می‌شید:

• info@ برای ارتباط عمومی. توی فوتر و صفحه تماس همینو بذارید.
• support@ برای تیکت و مشکلات فنی مشتری.
• sales@ برای استعلام قیمت و پیش‌فاکتور.
• admin@ برای کارهای مدیریتی و ثبت‌نام توی سرویس‌ها.
• noreply@ برای ایمیل‌های خودکار سایت که کسی جوابشون رو نمی‌ده.

نظر من اینه که اولش فقط info و support رو بسازید. هر وقت کارتون زیاد شد بقیه رو اضافه کنید. الان شلوغش نکنید.

ساخت ایمیل info در سی پنل

خب بریم سر اصل مطلب. اگه هاستتون سی پنله، این مسیر رو برید.

قدم اول: توی مرورگر بزنید:

yoursite.com:2082

به جای yoursite.com آدرس سایت خودتون رو بنویسید. یوزر و پسورد هاست رو هم وارد کنید.

قدم دوم: برید توی بخش Email Accounts. معمولاً بالای صفحه توی دسته Email هست. اگه پیداش نکردید، از سرچ‌باکس بالای سی پنل کلمه email رو بزنید، خودش میاره.

قدم سوم: روی Create بزنید. یه فرم باز میشه که اینا رو ازتون می‌خواد:

• Username یعنی همون قسمت قبل از @ . اینجا بنویسید info
• Password که باید یه رمز درست‌وحسابی باشه. جدی می‌گم.
• Storage Space یعنی مقدار فضایی که به این ایمیل می‌دید.

سر Storage Space یه لحظه صبر کنید. وسوسه نشید Unlimited بزنید. اگه بزنید، این ایمیل می‌تونه کل فضای هاستتون رو ببلعه و بعداً خود سایت به مشکل بخوره. یه عدد منطقی مثل ۱ گیگ بذارید، هر وقت کم اومد بعداً زیادش کنید.

قدم چهارم: بزنید Create. تموم شد، ایمیلتون ساخته شد.

دسترسی به پوشه اینباکس ایمیل‌ها

توی همون لیست Email Accounts، جلوی ایمیلتون روی Check Email یا Access Webmail بزنید و Roundcube رو انتخاب کنید.

راندکیوب یه وب‌میل داخل خود هاسته. بدون هیچ تنظیم اضافه‌ای اینباکس رو نشونتون می‌ده و می‌تونید باهاش ایمیل بفرستید. برای شروع کاملاً کافیه.

دو تنظیم مخفی

بعد از ساخت ایمیل، اینا رو هم یه نگاه بندازید:

• Autoresponder یعنی پاسخ خودکار. مثلاً «پیام شما رسید، تا ۲۴ ساعت جواب می‌دیم».
• Default Address یعنی هر ایمیلی که به آدرس اشتباه دامنه‌تون بره (مثلاً infoo@ به جای info@) بیاد توی یه صندوق مشخص و گم نشه.

ساخت ایمیل info در دایرکت ادمین

اگه هاستتون دایرکت ادمینه، منطق کار همونه، فقط ظاهر پنل فرق می‌کنه.

قدم اول: توی مرورگر بزنید:

yoursite.com:2222

قدم دوم: برید به E-mail Manager و روی Email Accounts کلیک کنید.

قدم سوم: دکمه CREATE ACCOUNT رو بزنید.

قدم چهارم: اسم ایمیل، رمز و مقدار فضا رو وارد کنید و ذخیره کنید. همین.

ورود به Roundcube

اینجا مسیرش یه کم فرق داره:

Extra Features > Roundcube

یه نکته که خیلی‌ها روش گیر می‌کنن: توی صفحه ورود، نام کاربری آدرس کامل ایمیله، یعنی info@yoursite.com و نه فقط کلمه info. اگه این رو ندونید، فکر می‌کنید رمزتون اشتباهه و بی‌خودی وقت می‌ذارید.

فوروارد کردن ایمیل info به جیمیل شخصی

راستش رو بخواید، هیچ‌کس حوصله نداره روزی چند بار وارد وب‌میل هاست بشه ببینه پیام جدید اومده یا نه. اینجا Forwarders نجاتتون می‌ده.

کارش خیلی ساده‌ست: هر ایمیلی که به info@yoursite.com برسه، همون لحظه یه کپیش هم می‌ره به جیمیل شخصیتون. یعنی با همون گوشی و همون اپ همیشگی، پیام مشتری‌ها رو می‌بینید.

مسیرش:

• سی پنل: بخش Email > Forwarders > Add Forwarder
• دایرکت ادمین: E-mail Manager > Forwarders

فقط یه نکته مهم: فوروارد فقط برای دریافته. اگه با جیمیل جواب بدید، پیام از آدرس جیمیلتون می‌ره و طرف مقابل می‌فهمه. برای ارسال از آدرس سازمانی، باید برید سراغ بخش بعدی.

وصل کردن ایمیل به گوشی و اوت‌لوک

اینجا کار حرفه‌ای میشه. می‌خوایم ایمیل info مستقیم بیاد توی اپ ایمیل گوشیتون یا Outlook روی ویندوز.

اول: IMAP یا POP3؟

جواب کوتاه: IMAP رو بزنید. مگه اینکه دلیل خیلی خاصی داشته باشید، POP3 امروز دیگه به درد نمی‌خوره.

تنظیماتی که باید وارد کنید

راستی لازم نیست اینا رو حفظ کنید. توی سی پنل جلوی هر ایمیل یه گزینه به اسم Connect Devices هست که دقیقاً همین اطلاعات رو مخصوص هاست خودتون نشون می‌ده. از اونجا کپی کنید، خیالتون راحت‌تره.

اگه موقع اتصال خطای SSL گرفتید، یعنی هاستتون روی ساب‌دامین mail گواهی SSL نداره. یا به پشتیبانی هاست بگید درستش کنه، یا موقتاً از پورت‌های بدون SSL استفاده کنید (۱۴۳ برای IMAP و ۵۸۷ برای SMTP).

وصل کردن ایمیل info به وردپرس

حالا رسیدیم به مهم‌ترین قسمت، مخصوصاً اگه سایتتون وردپرسیه.

یه مشکل خیلی رایج توی وردپرس هست: فرم تماس پر میشه ولی هیچ ایمیلی به دستتون نمی‌رسه. یا کاربر «رمزم رو فراموش کردم» رو می‌زنه و هیچی براش نمیاد.

چرا؟ چون وردپرس به‌صورت پیش‌فرض از تابع wp_mail و در نهایت PHP mail استفاده می‌کنه که یه روش قدیمی و بی‌کیفیته. سرویس‌هایی مثل جیمیل هم به این جور ایمیل‌ها اعتماد ندارن، یا می‌ندازنشون توی اسپم یا کلاً بلاک می‌کنن.

راه‌حل؟ به وردپرس بگیم به جای اون روش، از SMTP همین ایمیل info استفاده کنه.

قدم به قدم:

۱. برید پیشخوان وردپرس، افزونه‌ها، افزودن. یکی از این دوتا رو نصب و فعال کنید:

• WP Mail SMTP که محبوب‌ترینه
• FluentSMTP که سبک‌تر و کاملاً رایگانه

۲. توی تنظیمات افزونه، Other SMTP یا Custom SMTP رو انتخاب کنید.

۳. اطلاعات رو وارد کنید، همون جدول بالا:

• SMTP Host: mail.yoursite.com
• Encryption: SSL
• SMTP Port: 465
• Authentication: روشن
• Username: info@yoursite.com
• Password: رمز ایمیلتون

۴. توی From Email بنویسید info@yoursite.com و توی From Name اسم سایتتون رو بذارید.

۵. برید تب Email Test و یه ایمیل آزمایشی برای خودتون بفرستید. رسید؟ کار تمومه. 🎉

از این به بعد تمام ایمیل‌های سایتتون، از فرم تماس گرفته تا ثبت‌نام و فاکتور ووکامرس، با آدرس سازمانی خودتون ارسال میشن و دیگه گم نمی‌شن.

یه نکته از سر تجربه: بعضی هاست‌های ایرانی ارسال SMTP از داخل خود سرور رو محدود می‌کنن. اگه تست ناموفق بود، قبل از اینکه دو ساعت وقت بذارید و تنظیمات رو بالا پایین کنید، یه تیکت بزنید و بپرسید پورت ۴۶۵ براتون بازه یا نه.

مدیریت حجم ایمیل (Quota)

یادتونه موقع ساخت ایمیل یه عدد برای فضا وارد کردیم؟ اون یه سقفه، و وقتی پر بشه یه اتفاق بد می‌افته: دیگه هیچ ایمیل جدیدی دریافت نمی‌کنید.

بدترین قسمتش اینه که خودتون اصلاً خبردار نمی‌شید. فقط طرف مقابل یه ایمیل خطای برگشت (Bounce) می‌گیره و فکر می‌کنه آدرستون رو اشتباه نوشته.

که به این وضعیت نخورید:

• هر چند وقت یه بار پوشه Sent و Trash رو توی راندکیوب خالی کنید. باور کنید نصف فضا معمولاً همون‌جا هدر می‌ره.
• پیوست‌های سنگین قدیمی رو دانلود کنید و از سرور پاک کنید.
• اگه واقعاً کم آوردید، از Email Accounts کنترل‌پنل مقدار Quota رو ببرید بالا.

چرا ایمیل‌هامون در اسپم می‌ره؟ (SPF، DKIM و DMARC)

این کلاسیک‌ترین دردسر بعد از ساخت ایمیل جدیده. ایمیل می‌فرستید، طرف می‌گه نیومده، بعد معلوم میشه رفته توی Junk یا پوشه Spam.

دلیلش اینه که سرور گیرنده باید مطمئن بشه شما واقعاً صاحب اون دامنه‌اید و یکی دیگه به اسم شما ایمیل نمی‌فرسته. سه تا رکورد این کار رو می‌کنن:

• SPF مشخص می‌کنه کدوم سرورها اجازه دارن از طرف دامنه شما ایمیل بفرستن.
• DKIM یه امضای دیجیتال روی ایمیل می‌ذاره که ثابت می‌کنه دستکاری نشده.
• DMARC به سرور گیرنده می‌گه اگه SPF و DKIM جواب ندادن، با اون ایمیل چیکار کنه.

کجا فعالشون کنیم؟ توی سی پنل برید بخش Email Deliverability. اگه جلوی دامنه‌تون تیک سبز نبود، دکمه Repair رو بزنید که معمولاً خودش خودکار درست می‌کنه. توی دایرکت ادمین هم از DNS Management می‌تونید رکوردها رو ببینید و اضافه کنید.

دوتا چیز که حتماً رعایت کنید:

۱. با ایمیل info هیچ‌وقت تبلیغات انبوه نفرستید. اگه لیست پنج هزار نفره دارید و می‌خواید خبرنامه بفرستید، از سرویس‌های تخصصی استفاده کنید. وگرنه اعتبار کل دامنه‌تون خراب میشه و بعدش حتی ایمیل‌های عادی هم می‌ره اسپم.

۲. متن ایمیل رو تبلیغاتی ننویسید. کلماتی مثل «رایگان» و «تخفیف ویژه»، علامت تعجب زیاد، و لینک کوتاه‌شده، همه اینا امتیاز اسپم رو می‌برن بالا.

چندتا نکته امنیتی

• رمز قوی بذارید. ایمیل سازمانی یکی از هدف‌های اصلی هکراست، چون کلید بازیابی رمز بقیه سرویس‌هاتونه.
• رمز رو با کسی شریک نشید. برای هر نفر یه ایمیل جدا بسازید، هزینه‌ای که نداره.
• اکانت‌های بلااستفاده رو حذف کنید. ایمیل همکاری که رفته، یه در باز پشت سرتونه.
• مراقب فیشینگ باشید. هیچ هاستینگی هیچ‌وقت با ایمیل ازتون رمز نمی‌پرسه. هیچ‌وقت.
• اگه پنلتون پشتیبانی می‌کنه، تأیید دو مرحله‌ای رو برای ورود روشن کنید.

سوالات متداول

جمع‌بندی

ساخت ایمیل info شاید ساده‌ترین کار دنیا باشه، ولی تأثیرش روی حرفه‌ای دیده شدن کسب‌وکارتون واقعاً زیاده.

خلاصه کاری که کردیم:

۱. ایمیل رو توی کنترل‌پنل ساختیم ۲. به گوشی و اوت‌لوک وصلش کردیم ۳. با افزونه SMTP انداختیمش توی وردپرس و SPF و DKIM رو فعال کردیم

مورد سوم رو حتماً انجام بدید. خیلی‌ها ایمیل رو می‌سازن و همون‌جا رهاش می‌کنن، بعد چند ماه بعد تازه می‌فهمن ایمیل‌های فرم تماس سایتشون اصلاً به دستشون نمی‌رسیده.

حالا نوبت شماست. اگه موقع انجام مراحل به مشکلی خوردید یا سوالی داشتید، توی کامنت‌ها بپرسید، حتماً جواب می‌دم.

تیم تولید محتوا

ما در تیم تولید محتوای میهن وردپرس در تلاش هستیم تا بهترین مقالات آموزشی در زمینه وردپرس و کسب‌و‌کارهای اینترنتی را تهیه کنیم. صحت محتوای این صفحه توسط رضا راد بررسی خواهد شد.