ساخت و ارسال فاکتور PDF ووکامرس به ایمیل مشتری

اگه فروشگاه ووکامرسی دارید، می‌تونید بعد از ثبت یا تکمیل هر سفارش، یک فاکتور PDF مرتب برای مشتری بفرستید. این فایل اطلاعات سفارش، مشخصات خریدار، مبلغ‌ها و اطلاعات فروشگاهتون رو یک‌جا نشون می‌ده و همراه ایمیل ووکامرس به دست مشتری می‌رسه.

توی این آموزش سراغ افزونه رایگان PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce از WP Overnight می‌ریم. این افزونه برای سفارش‌ها فاکتور PDF می‌سازه، فایل رو به ایمیل‌های دلخواهتون پیوست می‌کنه و به مشتری اجازه می‌ده فاکتور رو از حساب کاربری خودش دانلود کنه. اگه دنبال یک راه ساده برای ساخت و ارسال فاکتور هستید، نسخه رایگان برای شروع انتخاب خوبیه.

افزونه ساخت فاکتور PDF ووکامرس

افزونه PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce اطلاعات هر سفارش ووکامرس رو داخل یک قالب آماده قرار می‌ده و از اون یک فایل PDF می‌سازه. PDF فایلیه که ظاهرش روی دستگاه‌های مختلف ثابت می‌مونه؛ پس مشتری می‌تونه اون رو با گوشی یا کامپیوتر باز کنه، دانلود کنه یا برای خودش نگه داره.

این افزونه برگه بسته‌بندی هم می‌سازه. این برگه بیشتر موقع آماده‌کردن و فرستادن سفارش به کار میاد و لازم نیست همیشه برای مشتری ارسال بشه. اینجا تمرکزمون روی ساخت فاکتور و پیوست‌کردن اون به ایمیل مشتریه.

نسخه رایگان افزونه این امکانات اصلی رو در اختیارتون می‌ذاره:

• ساخت خودکار فاکتور PDF برای سفارش‌های ووکامرس
• پیوست‌کردن فاکتور به ایمیل‌های انتخابی ووکامرس
• دانلود فاکتور و برگه بسته‌بندی از صفحه مدیریت سفارش
• ساخت گروهی فاکتور برای چند سفارش
• نمایش دکمه دانلود فاکتور در بخش حساب کاربری مشتری
• شماره‌گذاری پشت‌سرهم فاکتورها
• اضافه‌کردن نام، نشانی، لوگو و متن پایین فاکتور
• انتخاب اندازه کاغذ A4 یا Letter

بعضی قابلیت‌ها مثل پیش‌فاکتور، برگه اصلاحیه، قالب‌های پیشرفته و اتصال خودکار به بعضی فضاهای ابری به افزونه‌های پولی سازنده نیاز دارن. بهتره قبل از خرید، اول نسخه رایگان رو امتحان کنید و ببینید نیاز اصلی فروشگاهتون رو پوشش می‌ده یا نه.

نصب افزونه فاکتور PDF ووکامرس

وارد پیشخوان وردپرس بشید و از منوی افزونه‌ها ← افزودن افزونه تازه رو باز کنید. عبارت PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce رو در کادر جست‌وجو بنویسید. افزونه‌ای رو پیدا کنید که سازنده اون WP Overnight هست. بعد روی هم‌اکنون نصب نمایید و سپس فعال نمایید کلیک کنید.

اگه اولین باره افزونه نصب می‌کنید، راهنمای نصب افزونه در وردپرس همه این مراحل رو ساده و قدم‌به‌قدم نشونتون می‌ده.

بعد از فعال‌سازی، از مسیر ووکامرس ← PDF Invoices وارد تنظیمات افزونه بشید. اسم بعضی گزینه‌ها بسته به زبان پیشخوان یا نسخه افزونه ممکنه کمی متفاوت باشه، ولی بخش‌های اصلی همون تنظیمات عمومی، اسناد و تنظیمات پیشرفته هستن.

واردکردن اطلاعات فروشگاه در فاکتور

اول بخش General یا تنظیمات عمومی رو باز کنید. در قسمت اطلاعات فروشگاه، نام فروشگاه، نشانی، کشور، شهر و کد پستی رو بنویسید. اگه لوگو دارید، اون رو هم انتخاب کنید تا بالای فاکتور دیده بشه.

فقط اطلاعاتی رو وارد کنید که مشتری واقعاً باید روی فاکتور ببینه. اگه کسب‌وکارتون به شماره اقتصادی، شناسه یا اطلاعات مالیاتی خاصی نیاز داره، قبل از اضافه‌کردن اون با حسابدار یا مشاور مالیاتی صحبت کنید. اطلاعات قانونی لازم برای فاکتور به کشور، نوع کسب‌وکار و روش ثبت امور مالی شما بستگی داره.

در همین قسمت می‌تونید متن پایین فاکتور رو هم بنویسید. مثلاً یک پیام کوتاه تشکر یا راه ارتباط با پشتیبانی گزینه خوبیه. وقتی اطلاعات رو کامل کردید، تنظیمات رو ذخیره کنید.

تنظیم ساخت و ارسال فاکتور PDF ووکامرس

حالا وارد بخش Documents بشید و سند Invoice، یعنی فاکتور، رو انتخاب کنید. اول مطمئن بشید فاکتور فعاله. بعد گزینه Attach to رو پیدا کنید. این گزینه تعیین می‌کنه فاکتور به کدوم ایمیل‌های ووکامرس پیوست بشه.

برای بیشتر فروشگاه‌ها، ایمیل Completed order یا سفارش تکمیل‌شده انتخاب مطمئن‌تریه. در این حالت، فاکتور وقتی ساخته می‌شه که سفارش به وضعیت تکمیل‌شده برسه. اگه فاکتور رو به ایمیل سفارش جدید یا سفارش در انتظار پرداخت وصل کنید، ممکنه برای سفارشی که هنوز پرداخت نشده هم شماره فاکتور ساخته بشه.

اگه روند فروشگاهتون متفاوته، می‌تونید ایمیل Processing order یا سفارش در حال انجام رو هم انتخاب کنید. این گزینه برای فروشگاه‌هایی به کار میاد که سفارش بلافاصله بعد از پرداخت وارد مرحله پردازش می‌شه. در نهایت، انتخابتون رو با روند مالی و وضعیت‌های سفارش فروشگاه هماهنگ کنید.

تنظیم شماره فاکتور

افزونه می‌تونه به هر فاکتور یک شماره پشت‌سرهم بده. در تنظیمات سند فاکتور، پیشوند، پسوند، تعداد رقم‌ها و شماره بعدی رو بررسی کنید. پیشوند همون متنیه که قبل از شماره قرار می‌گیره؛ مثلاً در شماره INV-1025، عبارت INV- پیشونده.

شماره فاکتور معمولاً موقع ساخت اولین PDF به سفارش داده می‌شه. برای همین بهتره قبل از شروع کار واقعی، تنظیم شماره و ایمیل‌های متصل رو با دقت انتخاب کنید. تنظیمات بعدی رو هم طوری تغییر بدید که ترتیب و سابقه شماره فاکتورها به‌هم نریزه.

فعال‌کردن دانلود فاکتور برای مشتری

در تنظیمات فاکتور، گزینه نمایش دکمه در My Account یا حساب کاربری رو فعال کنید. بعد از اون، مشتری می‌تونه وارد حساب خودش بشه، سفارش رو باز کنه و فایل فاکتور رو دانلود کنه.

این روش از فرستادن یک لینک عمومی امن‌تره، چون مشتری برای دیدن فاکتور باید وارد حساب خودش بشه. اگه تنظیمات دسترسی به سند رو تغییر می‌دید، یادتون نره که فاکتور اطلاعات شخصی و جزئیات خرید مشتری رو داخل خودش نگه می‌داره.

آزمایش ارسال فاکتور قبل از استفاده واقعی

قبل از اینکه ارسال فاکتور رو برای مشتری‌ها شروع کنید، یک سفارش آزمایشی ثبت کنید. محصول، تخفیف، هزینه ارسال، مالیات و روش پرداخت رو روی فاکتور ببینید. نام فروشگاه، نشانی، لوگو، اطلاعات مشتری و شماره فاکتور هم باید درست نمایش داده بشن.

بعد وضعیت سفارش آزمایشی رو به همون حالتی تغییر بدید که برای پیوست فاکتور انتخاب کرده‌اید. ایمیل دریافتی رو باز کنید و ببینید فایل PDF واقعاً به اون پیوست شده یا نه. فقط دیدن فاکتور در مدیریت سفارش کافی نیست؛ حتماً خود ایمیل رو هم آزمایش کنید.

اگه ایمیل ارسال نمی‌شه یا بدون پیوست به دستتون می‌رسه، اول گزینه Attach to و وضعیت سفارش رو دوباره بررسی کنید. بعد مطمئن بشید سیستم ایمیل سایتتون درست کار می‌کنه. یادتون باشه بعضی سرویس‌های ایمیل برای اندازه یا تعداد فایل‌های پیوست محدودیت دارن.

نمایش درست متن فارسی در فاکتور PDF

فاکتور فارسی به چیدمان راست‌به‌چپ و یک فونت سازگار نیاز داره، پس حتماً یک PDF آزمایشی بسازید. اگه حروف فارسی جدا، ناخوانا یا چپ‌به‌راست دیده می‌شن، یعنی افزونه اصلی با تنظیم فعلی سرورتون به‌تنهایی نتیجه مناسبی نمی‌ده.

سازنده برای زبان‌های راست‌به‌چپ یک افزونه کمکی رایگان به نام PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce – mPDF معرفی کرده. این افزونه کمکی پشتیبانی از چیدمان راست‌به‌چپ و خط عربی رو اضافه می‌کنه. چون فارسی هم از همین خانواده خط استفاده می‌کنه، می‌تونید افزونه رو اول روی یک نسخه آزمایشی سایت بررسی کنید.

قبل از نصب افزونه کمکی روی فروشگاه اصلی، از سایتتون نسخه پشتیبان بگیرید. آموزش بک آپ گیری از وردپرس با UpdraftPlus برای انجام همین کار مناسبه. بعد افزونه کمکی رو نصب کنید، یک فاکتور تازه بسازید و نتیجه رو هم روی موبایل و هم روی کامپیوتر ببینید.

دانلود فاکتور از مدیریت سفارش‌ها

برای دریافت دستی فاکتور، وارد ووکامرس ← سفارش‌ها بشید و سفارش موردنظرتون رو باز کنید. افزونه دکمه یا بخش مربوط به اسناد PDF رو به صفحه سفارش اضافه می‌کنه. از همون قسمت می‌تونید فاکتور یا برگه بسته‌بندی رو بسازید و دانلود کنید.

اگه چند سفارش دارید، اون‌ها رو از فهرست انتخاب کنید و سراغ عملیات گروهی PDF برید. این قابلیت وقتی به کارتون میاد که می‌خواید چند فاکتور یا برگه بسته‌بندی رو با هم آماده کنید.

سوالات متداول

جمع‌بندی

افزونه PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce کمک می‌کنه بدون کدنویسی برای سفارش‌ها فاکتور PDF بسازید و اون رو همراه ایمیل ووکامرس بفرستید. کافیه اطلاعات فروشگاه، زمان ساخت فاکتور، ایمیل‌های متصل و روش شماره‌گذاری رو قبل از شروع فروش واقعی تنظیم کنید.

برای یک فروشگاه فارسی، نمایش درست حروف و راست‌به‌چپ‌بودن فاکتور خیلی مهمه. در پایان هم یک سفارش آزمایشی کامل ثبت کنید تا هم فایل PDF و هم ایمیلی که مشتری دریافت می‌کنه رو ببینید. اگه می‌خواید روش دیگه‌ای رو هم بررسی کنید، مقاله ساخت فاکتور PDF در ووکامرس با افزونه رایگان رو بخونید.

ممنون که با میهن وردپرس همراه بودید. موفق باشید. 🙂

تیم تولید محتوا

ما در تیم تولید محتوای میهن وردپرس در تلاش هستیم تا بهترین مقالات آموزشی در زمینه وردپرس و کسب‌و‌کارهای اینترنتی را تهیه کنیم. صحت محتوای این صفحه توسط رضا راد بررسی خواهد شد.