ارسال ایمیل به همه کاربران وردپرس به صورت دسته جمعی

اگه می‌خواید یک اطلاعیه مهم رو به همه اعضای سایتتون برسونید، لازم نیست آدرس‌ها رو یکی‌یکی کپی کنید. برای ارسال ایمیل دسته جمعی در وردپرس می‌تونید کاربران یا یک نقش کاربری مشخص رو انتخاب کنید، متن پیام رو بنویسید و ایمیل رو از داخل پیشخوان بفرستید. در این آموزش، این کار رو با افزونه Send Users Email قدم‌به‌قدم انجام می‌دیم.

البته نصب افزونه فقط بخشی از کاره. برای پیام‌های محدود به ابزاری برای انتخاب گیرنده‌ها و یک مسیر مطمئن برای تحویل ایمیل نیاز دارید. اگه فهرست بزرگی دارید یا می‌خواید خبرنامه و پیام تبلیغاتی بفرستید، سرویس ایمیل مارکتینگ انتخاب مناسب‌تریه. در ادامه، درباره رضایت کاربران، SMTP، ایمیل آزمایشی و انتخاب روش درست هم صحبت می‌کنیم.

ارسال ایمیل دسته جمعی در وردپرس چه کاربردی داره؟

این روش بیشتر برای پیام‌هایی مناسبه که به حساب کاربری یا فعالیت سایت مربوط می‌شن. برای نمونه، می‌تونید تغییر ساعت برگزاری یک دوره، اختلال موقت سایت، قوانین تازه یا یک اطلاعیه ضروری رو به اعضا خبر بدید.

• اطلاع‌رسانی به همه اعضای سایت: وقتی یک پیام به تمام کاربران مربوطه، می‌تونید همه حساب‌های کاربری رو به‌عنوان گیرنده انتخاب کنید.
• ارسال به یک نقش کاربری خاص: نقش کاربری یعنی سطح دسترسی هر عضو، مثل مدیر، نویسنده، مشترک یا مشتری. اگه پیام فقط به یک گروه مربوطه، لازم نیست اون رو برای بقیه بفرستید.
• ارسال پیام شخصی: گاهی فقط می‌خواید درباره حساب یک عضو یا سفارش مشخص با همون شخص ارتباط بگیرید.

ایمیل اطلاع‌رسانی رو با خبرنامه و ایمیل تبلیغاتی اشتباه نگیرید. اطلاع‌رسانی معمولاً به استفاده کاربر از سایت مربوطه. ولی خبرنامه برای فرستادن منظم محتوا و پیشنهادهای بازاریابی به مشترک‌هاست. اگه هدفتون فروش، معرفی محصول یا ارسال خبرنامه‌ست، اول راهنمای ایمیل مارکتینگ رو بخونید و از کاربر رضایت روشن بگیرید.

قبل از ارسال ایمیل دسته جمعی به چه چیزهایی نیاز دارید؟

چند دقیقه بررسی قبل از ارسال، جلوی بیشتر اشتباه‌ها رو می‌گیره. این موارد رو به‌ترتیب انجام بدید:

1. آدرس کاربران رو بررسی کنید. از پیشخوان وردپرس وارد بخش «کاربران» بشید و مطمئن بشید اعضای موردنظرتون آدرس ایمیل درست دارن. اگه سایت فروشگاهی دارید، یادتون باشه نقش کاربران ممکنه با توجه به روش ثبت‌نام و تنظیمات فروشگاه فرق کنه.
2. نوع پیام رو مشخص کنید. برای پیام تبلیغاتی باید رضایت کاربر رو داشته باشید. ثبت‌نام در سایت به‌تنهایی همیشه به معنی رضایت برای دریافت تبلیغات نیست. قوانین دقیق به کشور کاربران، نوع پیام و شیوه جمع‌آوری ایمیل بستگی دارن؛ پس برای تصمیم حقوقی از راهنمای معتبر و مرتبط با فعالیت خودتون کمک بگیرید.
3. موضوع و متن رو آماده کنید. موضوع باید روشن باشه و متن هم فقط یک هدف اصلی داشته باشه. لینک‌ها رو باز کنید تا از درست‌بودن مقصد اون‌ها مطمئن بشید.
4. روش تحویل رو انتخاب کنید. برای چند پیام محدود ممکنه تنظیمات فعلی سایت کافی باشه. برای تعداد بیشتر بهتره ارسال رو به یک سرویس مطمئن بسپارید.

اگه داده کاربران اروپایی رو نگه می‌دارید یا برای اون‌ها پیام بازاریابی می‌فرستید، بهتره با اصول رضایت و حریم خصوصی آشنا بشید. مقاله قانون GDPR نقطه شروع ساده‌ای برای آشنایی با این موضوعه، ولی جای مشاوره حقوقی متناسب با کسب‌وکارتون رو نمی‌گیره.

چرا بهتره ایمیل‌های زیاد رو مستقیم از هاست نفرستید؟

وردپرس برای تحویل ایمیل به زیرساخت سرور متکیه. خیلی از شرکت‌های میزبانی برای تعداد ایمیل در یک بازه زمانی محدودیت دارن. مقدار دقیق این محدودیت بین سرویس‌ها فرق می‌کنه، پس باید اون رو از پشتیبانی هاست خودتون بپرسید.

اگه تعداد زیادی پیام رو هم‌زمان بفرستید، ممکنه بخشی از اون‌ها ارسال نشن، سرور تحت فشار قرار بگیره یا اعتبار دامنه فرستنده آسیب ببینه. حتی پیام ارسال‌شده هم لزوماً به صندوق ورودی نمی‌رسه و ممکنه وارد پوشه اسپم بشه.

افزونه ارسال ایمیل و سرویس ایمیل مارکتینگ یک کار رو انجام نمی‌دن. افزونه به شما کمک می‌کنه گیرنده‌ها و متن رو از داخل وردپرس مدیریت کنید. سرویس ایمیل مارکتینگ معمولاً برای فهرست مشترک‌ها، لغو عضویت، گزارش ارسال و کمپین‌های بزرگ ساخته شده. برای جمع‌آوری فهرست ایمیل هم می‌تونید آموزش اتصال وردپرس به Mailchimp رو ببینید.

ارسال ایمیل به کاربران وردپرس با Send Users Email

برای این آموزش از افزونه رایگان Send Users Email استفاده می‌کنیم. کار اصلی این افزونه، نوشتن پیام و انتخاب کاربران یا نقش‌های کاربری از داخل وردپرسه. چون امکانات و نام گزینه‌ها ممکنه با نسخه افزونه فرق کنن، موقع انجام مراحل، صفحه رسمی و گزینه‌های نسخه نصب‌شده روی سایتتون رو هم بررسی کنید.

نصب و فعال‌کردن افزونه Send Users Email

1. وارد پیشخوان وردپرس بشید.
2. از منوی «افزونه‌ها»، گزینه «افزودن افزونه تازه» رو باز کنید.
3. عبارت Send Users Email رو در کادر جست‌وجو بنویسید.
4. نام و سازنده افزونه رو با صفحه رسمی بالا تطبیق بدید تا افزونه مشابهی رو اشتباهی نصب نکنید.
5. روی دکمه نصب و بعد روی دکمه فعال‌سازی کلیک کنید. متن دقیق دکمه‌ها ممکنه با نسخه ترجمه فارسی وردپرس کمی فرق داشته باشه.

بعد از فعال‌سازی، گزینه مربوط به Send Users Email به پیشخوان اضافه می‌شه. نام دقیق منو و گزینه‌ها ممکنه با زبان پیشخوان یا نسخه افزونه کمی فرق داشته باشه.

تنظیم نام و آدرس فرستنده

اگه نسخه نصب‌شده افزونه بخش تنظیمات فرستنده داره، اون رو باز کنید. در قسمت نام فرستنده، نام سایت یا کسب‌وکارتون رو بنویسید تا گیرنده بدونه پیام از طرف چه کسی اومده. در قسمت From Email هم یک آدرس معتبر از دامنه خودتون، مثل info@example.com، قرار بدید. این آدرس باید با تنظیمات سرویس ارسال شما هماهنگ باشه.

اگه گزینه Reply-To رو می‌بینید، آدرسی رو وارد کنید که می‌خواید پاسخ کاربران به اون برسه. بهتره از آدرس نامعتبر یا آدرسی که پیام‌های ورودی اون بررسی نمی‌شن استفاده نکنید.

اگه در تنظیمات نسخه شما امکان تعیین نقش مجاز برای ارسال ایمیل هست، این دسترسی رو فقط به مدیران و افراد کاملاً مورداعتماد بدید. دسترسی اشتباه ممکنه باعث ارسال ناخواسته پیام به کاربران بشه. گزینه‌های دیگه مثل لینک شبکه‌های اجتماعی رو هم فقط وقتی تکمیل کنید که واقعاً در ایمیل نمایش داده می‌شن و به صفحه رسمی شما می‌رسن.

نوشتن موضوع و متن ایمیل

صفحه ساخت یا ارسال ایمیل افزونه رو باز کنید. در کادر موضوع، نتیجه یا دلیل پیام رو کوتاه بنویسید؛ مثلاً «زمان برگزاری جلسه پنجشنبه تغییر کرد». عبارت‌های مبهمی مثل «خبر مهم» به‌تنهایی اطلاعات کافی به کاربر نمی‌دن.

در متن ایمیل، اول خودتون یا نام سایتتون رو معرفی کنید. بعد اصل پیام، کاری که کاربر باید انجام بده و زمان انجام اون رو بنویسید. اگه لینک اضافه می‌کنید، توضیح بدید کاربر بعد از کلیک چه صفحه‌ای رو می‌بینه.

انتخاب همه کاربران یا یک نقش کاربری خاص

در بخش گیرنده‌ها می‌تونید همه کاربران، چند کاربر مشخص یا یک نقش کاربری رو انتخاب کنید؛ البته گزینه‌های دقیق به نسخه افزونه بستگی دارن. برای نمونه، اگه اطلاعیه فقط به نویسنده‌ها مربوطه، نقش «نویسنده» رو انتخاب کنید. قبل از ادامه، تعداد و نوع گیرنده‌ها رو دوباره بررسی کنید تا پیام برای گروه اشتباهی نره.

بررسی ایمیل قبل از ارسال

قبل از ارسال نهایی، موضوع، نام فرستنده، فاصله پاراگراف‌ها و لینک‌ها رو بررسی کنید. اگه افزونه گزینه پیش‌نمایش یا ارسال آزمایشی داره، از همون کمک بگیرید. در غیر این صورت، اول پیام رو فقط برای حساب آزمایشی خودتون بفرستید و اون رو هم در موبایل و هم در رایانه باز کنید.

ارسال ایمیل و بررسی نتیجه

وقتی از متن و گیرنده‌ها مطمئن شدید، ارسال رو شروع کنید و پیام‌های روی صفحه رو بخونید. تا وقتی نتیجه مشخص نشده، دوباره روی دکمه ارسال کلیک نکنید؛ چون ممکنه پیام تکراری برای کاربران بره. اگه افزونه یا سرویس ایمیلتون گزارش ارسال داره، اون رو هم بررسی کنید. گزارش ارسال فهرستی از رویدادها و خطاهای ثبت‌شده‌ست و برای پیدا‌کردن مشکل کمکتون می‌کنه.

موفق‌بودن عملیات داخل افزونه فقط می‌تونه نشون بده وردپرس پیام رو به مرحله بعدی ارسال تحویل داده. برای مطمئن‌شدن از رسیدن واقعی ایمیل، صندوق ورودی و پوشه اسپم آدرس آزمایشی رو هم بررسی کنید.

چطور فقط به یک کاربر یا گروه مشخص ایمیل بفرستید؟

ارسال ایمیل به یک کاربر خاص

اگه نسخه افزونه امکان انتخاب کاربر تکی رو داره، این حالت رو انتخاب کنید و نام یا ایمیل عضو رو پیدا کنید. قبل از ارسال، مشخصات حساب رو با گیرنده موردنظرتون تطبیق بدید. رمز عبور، اطلاعات بانکی، کدهای دائمی ورود یا داده‌های خصوصی رو با ایمیل معمولی نفرستید. برای اطلاعات حساس بهتره کاربر رو به یک صفحه امن و نیازمند ورود هدایت کنید و اگه لینک موقت می‌فرستید، برای اون زمان انقضا در نظر بگیرید.

ارسال ایمیل به مدیران، نویسنده‌ها یا مشتری‌ها

حالت ارسال بر اساس نقش کاربری رو انتخاب کنید و بعد نقش موردنظرتون رو بزنید. مدیر، ویرایشگر، نویسنده، مشارکت‌کننده و مشترک از نقش‌های پیش‌فرض وردپرس هستن. فروشگاه‌ها و افزونه‌های عضویت ممکنه نقش‌های دیگه‌ای مثل مشتری هم اضافه کنن. برای آشنایی بیشتر می‌تونید راهنمای نقش‌های کاربری وردپرس رو بخونید.

ارسال ایمیل به یک آدرس خارج از فهرست کاربران

اگه نسخه افزونه گزینه واردکردن آدرس دلخواه داره، می‌تونید ایمیل شخصی رو وارد کنید که در سایت حساب نداره. آدرس رو با دقت بررسی کنید و فقط وقتی پیام رو بفرستید که اجازه ارتباط با اون شخص رو دارید. برای ارسال خبرنامه به یک فهرست خارجی بزرگ، سرویس ایمیل مارکتینگ انتخاب مناسب‌تریه.

چطور مطمئن بشید ایمیل‌های وردپرس به مقصد می‌رسن؟

SMTP چیه و چرا به تحویل ایمیل کمک می‌کنه؟

SMTP نام روش استاندارد انتقال ایمیله. به زبان ساده، به‌جای اینکه وردپرس پیام رو مستقیم از تنظیمات معمول سرور بفرسته، اون رو به یک سرویس مشخص و احرازشده تحویل می‌ده. این کار مسیر ارسال رو قابل‌اعتمادتر می‌کنه، ولی تضمین نمی‌کنه که همه پیام‌ها حتماً وارد صندوق اصلی بشن.

افزونه‌ای مثل WP Mail SMTP برای تنظیم مسیر تحویل ایمیل‌های وردپرس ساخته شده، نه انتخاب گروهی کاربران یا مدیریت کمپین. پس می‌تونید Send Users Email رو برای نوشتن پیام و انتخاب گیرنده‌ها به کار ببرید و WP Mail SMTP رو برای اتصال وردپرس به سرویس ارسال تنظیم کنید. این افزونه به‌تنهایی جای سرویس ایمیل مارکتینگ، مدیریت رضایت کاربران یا لغو عضویت رو نمی‌گیره.

برای استفاده از SMTP به اطلاعاتی مثل نشانی سرور، درگاه، نوع رمزگذاری و اطلاعات ورود نیاز دارید. این موارد رو باید از سرویس ایمیل یا شرکت میزبان بگیرید. اگه موقع اتصال به جیمیل با خطای احراز هویت روبه‌رو شدید، راهنمای رفع خطای SMTP هنگام اتصال به جیمیل رو ببینید.

ارسال یک ایمیل آزمایشی قبل از ارسال گروهی

یک آدرس آزمایشی از سرویس متفاوت انتخاب کنید و پیام رو اول برای همون بفرستید. نام فرستنده، موضوع، لینک‌ها و ظاهر متن رو بررسی کنید. اگه قراره پیام مهمی بفرستید، بهتره اون رو روی بیشتر از یک سرویس ایمیل امتحان کنید.

بررسی پوشه اسپم و خطاهای ارسال

اگه ایمیل به صندوق اصلی نرسید، پوشه‌های Spam یا Junk رو ببینید. بعد گزارش افزونه یا سرویس ارسال رو بررسی کنید. اشتباه‌بودن آدرس گیرنده، ردشدن احراز هویت یا رسیدن به محدودیت سرویس می‌تونه باعث خطا بشه.

هماهنگ‌کردن دامنه فرستنده با سرویس ایمیل

بهتره آدرس فرستنده با دامنه سایتتون هماهنگ باشه، ولی یکسان‌بودن ظاهر آدرس به‌تنهایی کافی نیست. سرویس ارسال ممکنه برای تأیید دامنه از رکوردهایی مثل SPF، DKIM و DMARC کمک بگیره. این رکوردها مشخص می‌کنن چه سرویس‌هایی اجازه دارن از طرف دامنه شما ایمیل بفرستن و با پیام‌های تأییدنشده چطور برخورد بشه.

DNS رو می‌تونید مثل دفترچه‌ای در نظر بگیرید که مشخصات فنی دامنه رو نگه می‌داره. مقدار رکوردها بین سرویس‌ها فرق می‌کنه؛ پس اون‌ها رو دقیقاً از پنل یا راهنمای رسمی سرویس ارسال بگیرید و بدون حدس‌زدن در مدیریت دامنه وارد کنید. اگه با این بخش آشنا نیستید، از پشتیبانی هاست یا سرویس ارسال کمک بگیرید.

برای تعداد زیاد کاربر چه روشی بهتره؟

برای تعداد کم، افزونه و یک روش تحویل مطمئن ممکنه نیازتون رو برطرف کنه. ولی وقتی فهرست کاربران بزرگه، فرستادن همه پیام‌ها در یک لحظه می‌تونه به سایت و سرویس ایمیل فشار بیاره.

• از صف ارسال کمک بگیرید. صف یعنی پیام‌ها به دسته‌های کوچک تقسیم می‌شن و کم‌کم ارسال می‌شن. قبل از انتخاب Send Users Email برای این کار، بررسی کنید که صف در نسخه فعلی و پلن موردنظر شما ارائه می‌شه یا نه.
• در صورت نیاز ارسال رو زمان‌بندی کنید. زمان‌بندی باعث می‌شه مجبور نباشید در ساعت ارسال آنلاین بمونید. چون این قابلیت ممکنه به نسخه یا پلن افزونه وابسته باشه، اطلاعات صفحه رسمی و نسخه نصب‌شده رو بررسی کنید.
• برای خبرنامه از سرویس تخصصی استفاده کنید. سرویس ایمیل مارکتینگ برای مدیریت مشترک‌ها، کمپین‌ها و گزارش‌ها ساخته شده و برای فهرست‌های بزرگ انتخاب منطقی‌تریه.
• لغو عضویت رو فراموش نکنید. ایمیل تبلیغاتی باید راهی روشن و ساده برای قطع پیام‌های بعدی داشته باشه. قبل از استفاده از هر افزونه، مطمئن بشید روش مدیریت لغو عضویت اون با نوع پیام و نیازهای شما هماهنگه.

هیچ عدد ثابتی برای تعداد امن ایمیل روی همه سایت‌ها نداریم. ظرفیت هاست، محدودیت سرویس ارسال، فاصله بین پیام‌ها و اعتبار دامنه روی نتیجه اثر می‌ذارن. قبل از یک ارسال بزرگ، محدودیت‌های قراردادتون رو از ارائه‌دهنده سرویس بپرسید.

نکات مهم برای نوشتن یک ایمیل گروهی خوب

• موضوع کوتاه و روشن بنویسید: گیرنده باید قبل از بازکردن ایمیل بدونه پیام درباره چیه.
• برای هر ایمیل یک هدف داشته باشید: چند درخواست نامرتبط رو داخل یک پیام نذارید.
• فرستنده رو معرفی کنید: نام سایت و دلیل ارتباطتون با گیرنده رو واضح بنویسید.
• لینک‌ها رو محدود کنید: فقط لینک‌هایی رو قرار بدید که برای انجام هدف پیام لازمن و قبل از ارسال اون‌ها رو امتحان کنید.
• پیام رو کوتاه نگه دارید: اصل خبر، اقدام لازم و زمان انجام اون معمولاً مهم‌ترین بخش‌ها هستن.
• بیش‌ازحد ایمیل نفرستید: ارسال پی‌درپی می‌تونه کاربران رو خسته کنه و احتمال گزارش اسپم رو بالا ببره.

اشتباه‌های رایج موقع ارسال ایمیل دسته جمعی در وردپرس

• ارسال انبوه مستقیم از هاست: قبل از ارسال، سقف مجاز سرویس میزبانی رو بررسی کنید و برای حجم بالا از صف یا سرویس تخصصی کمک بگیرید.
• فرستادن ایمیل بدون تست: یک اشتباه کوچک در لینک یا انتخاب گیرنده می‌تونه برای همه کاربران تکرار بشه.
• ارسال تبلیغ بدون رضایت: کاربر باید بدونه برای چه پیام‌هایی عضو می‌شه و بتونه دریافت اون‌ها رو متوقف کنه.
• استفاده از فرستنده نامعتبر: نام و آدرس فرستنده باید واقعی، قابل‌شناسایی و با تنظیمات سرویس هماهنگ باشن.
• انتخاب گروه اشتباه: قبل از کلیک روی ارسال، نقش کاربری و تعداد گیرنده‌ها رو دوباره بررسی کنید.
• دادن دسترسی ارسال به افراد نامطمئن: اگه افزونه امکان تعیین نقش مجاز داره، این دسترسی رو فقط به کسانی بدید که واقعاً باید به کاربران ایمیل بفرستن.
• ارسال هم‌زمان بدون صف: اگه فهرست بزرگی دارید، ارسال مرحله‌ای فشار کمتری به سایت و سرویس وارد می‌کنه.

سوالات متداول درباره ارسال ایمیل دسته جمعی در وردپرس

جمع‌بندی و انتخاب روش مناسب

برای ارسال یک اطلاعیه به همه کاربران یا یک نقش مشخص، Send Users Email مسیر ساده‌ای داخل پیشخوان در اختیارتون می‌ذاره. افزونه رو از مخزن رسمی نصب کنید، گزینه‌های نسخه نصب‌شده رو بررسی کنید، گیرنده‌ها رو با دقت انتخاب کنید و قبل از ارسال گروهی حتماً یک ایمیل آزمایشی بفرستید.

برای بهترشدن مسیر تحویل می‌تونید وردپرس رو با افزونه‌ای مثل WP Mail SMTP به یک سرویس ارسال معتبر وصل کنید، ولی یادتون نره که این افزونه ابزار ارسال خبرنامه نیست. اگه تعداد کاربران زیاده یا می‌خواید پیشنهاد تبلیغاتی بفرستید، از صف ارسال و در صورت نیاز یک سرویس ایمیل مارکتینگ استفاده کنید. مهم‌تر از همه، رضایت کاربران و امکان لغو عضویت رو جدی بگیرید تا ارتباط ایمیلی سایتتون مفید و قابل‌اعتماد بمونه.

تیم تولید محتوا

ما در تیم تولید محتوای میهن وردپرس در تلاش هستیم تا بهترین مقالات آموزشی در زمینه وردپرس و کسب‌و‌کارهای اینترنتی را تهیه کنیم. صحت محتوای این صفحه توسط رضا راد بررسی خواهد شد.