آموزشها
قالبها
افزونه‌ها
آکادمی
هاست وردپرس
طراحی سایت
فرمانساخت لیست وظایف در وردپرس؛ راهنمای کامل
- افزونه وردپرسمقالات آموزشی
- بروزرسانی شده در
ساخت لیست وظایف در وردپرس زمانی به کارتون میاد که می‌خواید کارهای سایت رو همون‌جایی مدیریت کنید که اعضای تیم هر روز بهش سر می‌زنن. مثلاً انتشار مقاله، بررسی سفارش، جواب دادن به مشتری یا به‌روزرسانی صفحه‌ها میتونه به یک وظیفه مشخص تبدیل بشه. برای هر وظیفه هم میتونید مسئول، مهلت انجام، اولویت و وضعیت جداگانه بذارید.
توی این راهنما قرار نیست سراغ یک افزونه قدیمی یا یک مسیر ثابت بریم. در عوض، یاد می‌گیرید اول نیازتون رو بشناسید، افزونه‌های فعال رو مقایسه کنید و تنظیمات گزینه‌ای که انتخاب میکنید رو با خیال راحت جلو ببرید. اسم منوها و بعضی امکانات در هر افزونه فرق داره، ولی روش انتخاب و آزمایش اون‌ها تقریباً یکیه.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
قبل از ساخت لیست وظایف در وردپرس چه چیزهایی رو مشخص کنید؟
قبل از اینکه افزونهای نصب کنید، چند دقیقه وقت بذارید و جواب سه سؤال زیر رو بنویسید. همین کار ساده کمک می‌کنه افزونه‌های اضافی نصب نکنید و بعداً برای جابه‌جایی اطلاعات به دردسر نیفتید.
- لیست شخصی می‌خواید یا کار گروهی؟ اگه فقط می‌خواید کارهای خودتون رو فراموش نکنید، یک فهرست ساده کافیه. برای کار تیمی به امکاناتی مثل تعیین مسئول، گفت‌وگو و گزارش وضعیت نیاز دارید.
- چه کسانی باید وظایف رو ببینن و تغییر بدن؟ از اول مشخص کنید مدیر، نویسنده، پشتیبان یا مشتری به کدوم پروژه‌ها دسترسی داشته باشه.
- لیست باید در پیشخوان باشه یا داخل سایت؟ بعضی افزونه‌ها فقط در پیشخوان کار میکنن. بعضی گزینه‌ها هم بلوک یا کد کوتاه دارن تا بتونید فهرست رو در یک برگه نشون بدید.
تعداد اعضا، تعداد پروژه‌ها و نوع اطلاعاتی که ثبت میکنید هم مهمه. اگه وظیفهها اطلاعات مشتری یا جزئیات حساس دارن، کنترل دسترسی باید یکی از اولین معیارهای انتخابتون باشه.
برای مدیریت وظایف در وردپرس چه روشی بهتره؟
استفاده از افزونه مدیریت وظایف
افزونه مدیریت وظایف، امکانات برنامه‌ریزی کارها رو به وردپرس اضافه می‌کنه. خوبی این روش اینه که اعضای تیم مجبور نیستن مدام بین چند محیط جابه‌جا بشن. اگه هنوز نمی‌دونید افزونه چیه و چطور کار می‌کنه، اول راهنمای افزونه وردپرس چیست و چگونه کار می‌کند رو بخونید.
این روش بیشتر به درد تیمهای کوچک، تحریریه‌ها و مدیرانی می‌خوره که کارهاشون مستقیم به سایت ربط داره. البته هر افزونه کمی فشار و مسئولیت نگهداری به سایت اضافه می‌کنه. پس سراغ گزینه‌ای برید که نیازهای اصلیتون رو برطرف می‌کنه، نه افزونهای که فقط یک فهرست بلند از قابلیت‌ها نشون می‌ده.
استفاده از ابزار مستقل در کنار وردپرس
ابزار مستقل مدیریت پروژه بیرون از وردپرس کار می‌کنه. اعضای تیم در اون حساب می‌سازن و پروژه‌ها، فایل‌ها، زمان‌بندی‌ها و گفت‌وگوها رو همون‌جا دنبال میکنن. این روش معمولاً برای پروژههای بزرگ‌تر یا تیمی که فقط بخشی از کارش به سایت مربوطه، نظم بیشتری ایجاد می‌کنه.
نکته منفی این روش، اضافه شدن یک محیط جدا به کارهای روزانه‌ست. باید از اول مشخص کنید اعلان‌ها کجا ارسال بشن و مرجع اصلی اطلاعات کدوم ابزار باشه. وگرنه ممکنه یک وظیفه هم‌زمان در چند جا ثبت بشه و اعضا ندونن کدوم نسخه درسته.
انتخاب روش مناسب برای سایت‌های شخصی و تیمی
برای یک سایت شخصی یا تیم کوچک، افزونه ساده وردپرس معمولاً نیازهای اصلی رو پوشش می‌ده. ولی اگه تیمتون چند پروژه هم‌زمان، وابستگی بین کارها، گزارشهای مدیریتی یا فرایند تأیید چندمرحله‌ای داره، ابزار مستقل انتخاب منطقی‌تریه.
اگه هنوز بین این دو روش مردد هستید، یکی از اون‌ها رو با یک پروژه کوچک و واقعی امتحان کنید. گزینه‌های مرتبط رو هم میتونید در مطلب افزونه‌های مدیریت پروژه در وردپرس مقایسه کنید. قبل از تصمیم نهایی، حتماً صفحه رسمی افزونه و وضعیت سازگاری اون با سایتتون رو هم ببینید.
افزونه مناسب لیست وظایف چه امکاناتی باید داشته باشه؟
یک افزونه خوب قرار نیست تمام امکانات مدیریت پروژه رو یکجا داشته باشه. چیزی که اهمیت داره اینه که کار اصلی شما رو راحت و امن انجام بده. موقع مقایسه افزونه‌ها، موارد زیر رو بررسی کنید:
- سازگاری با نسخه فعلی وردپرس و PHP: در صفحه افزونه باید نسخه آزمایش‌شده وردپرس و حداقل نسخه PHP نوشته شده باشه. اگه نسخه PHP سایتتون قدیمیه، راهنمای تغییر نسخه PHP هاست به کارتون میاد.
- تعیین مسئول، مهلت انجام و وضعیت: بهتره هر وظیفه یک مسئول مشخص، تاریخ تحویل و وضعیتی مثل «شروع‌نشده»، «در حال انجام» یا «انجام‌شده» داشته باشه.
- کنترل دسترسی کاربران: افزونه باید به شما اجازه بده هر فرد فقط پروژه‌ها و کارهای مربوط به خودش رو ببینه یا ویرایش کنه.
- اعلان و یادآوری: ببینید افزونه برای واگذاری وظیفه، نزدیک شدن مهلت یا ثبت دیدگاه، اعلان پیشخوان یا ایمیل می‌فرسته یا نه.
- مدیریت پروژه‌ها و وظایف گروهی: اگه چند پروژه دارید، باید بتونید وظیفهها رو دسته‌بندی کنید و برای هر پروژه اعضای متفاوتی در نظر بگیرید.
- رابط کاربری ساده: اعضای تازه‌کار باید بدون آموزش طولانی بتونن وظیفه بسازن، وضعیت اون رو عوض کنن و دیدگاه بذارن.
تاریخ آخرین به‌روزرسانی، جواب‌های بخش پشتیبانی و گزارش تغییرات افزونه رو هم بررسی کنید. تعداد نصب به‌تنهایی چیزی رو تضمین نمی‌کنه. افزونهای که روی نسخه آزمایشی سایتتون درست کار می‌کنه و مرتب نگهداری می‌شه، انتخاب مطمئن‌تریه.
چطور افزونه مدیریت وظایف رو نصب و راه‌اندازی کنید؟
بررسی پیش‌نیازها و گرفتن نسخه پشتیبان
اول صفحه رسمی افزونه رو باز کنید. حداقل نسخه وردپرس و PHP، امکانات رایگان و پولی و تاریخ آخرین به‌روزرسانی رو بخونید. بعد از فایل‌ها و پایگاه داده سایتتون نسخه پشتیبان بگیرید. اگه روش انجام این کار رو نمی‌دونید، آموزش بک آپ گرفتن از سایت وردپرس مسیر رو قدم‌به‌قدم نشونتون می‌ده.
اگه سایت فروشگاهی یا پربازدیدی دارید، بهتره افزونه رو اول روی نسخه آزمایشی سایت نصب کنید. نسخه آزمایشی یک کپی جدا از سایته و تغییراتی که روی اون انجام می‌دید، روی کاربران واقعی اثر نمی‌ذاره.
نصب افزونه از پیشخوان وردپرس
- وارد پیشخوان وردپرس بشید.
- از منوی «افزونه‌ها» روی «افزودن افزونه تازه» کلیک کنید.
- نام دقیق افزونه رو در کادر جست‌وجو بنویسید. پیشنهاد ما: WP Project Manager
- نام سازنده و مشخصات افزونه رو با صفحه رسمی اون مقایسه کنید.
- روی «هم‌اکنون نصب نمایید» و بعد «فعال نمایید» کلیک کنید. ممکنه متن این دکمه‌ها در ترجمه وردپرس شما کمی متفاوت باشه.
اگه فایل افزونه رو از سایت سازنده گرفتید، در همین صفحه روی «بارگذاری افزونه» کلیک کنید و فایل ZIP رو انتخاب کنید. یادتون نره فایل افزونه رو فقط از مخزن رسمی یا سایت معتبر سازنده بگیرید.
انجام تنظیمات اولیه
بعد از فعال‌سازی، منوی افزونه رو پیدا کنید. این منو ممکنه زیر «تنظیمات»، در منوی اصلی پیشخوان یا داخل یک بخش جدا باشه. اول قالب تاریخ، منطقه زمانی، روش ارسال اعلان و وضعیت‌های وظیفه رو تنظیم کنید.
حالا نقش مدیر پروژه و سطح دسترسی اعضا رو مشخص کنید. امکاناتی مثل ثبت زمان، پیوست فایل یا اعلان‌های زیاد رو فقط زمانی روشن کنید که واقعاً بهشون نیاز دارید. هرچه تنظیمات اضافی کمتر باشه، آموزش اعضا و نگهداری سیستم هم راحت‌تر می‌شه.
چطور اولین لیست وظایف رو بسازید؟
ساخت پروژه یا فهرست جدید
در منوی افزونه، گزینه ساخت پروژه، فهرست یا برد جدید رو انتخاب کنید. اسمی بذارید که موضوع کار رو واضح نشون بده؛ مثلاً «انتشار مقاله‌های مهر» خیلی دقیق‌تر از «کارهای سایت» هست. اگه افزونه بخشی برای توضیحات پروژه داره، هدف پروژه و معیار تمام شدن اون رو هم کوتاه بنویسید.
اضافه کردن وظیفه و توضیحات اون
عنوان وظیفه رو با یک کار واضح شروع کنید؛ مثلاً «تصاویر صفحه تماس رو فشرده کن». در بخش توضیحات هم نتیجه‌ای که انتظار دارید، فایل‌های لازم و نکته‌های مهم رو بنویسید. اگه کار چند مرحله داره، بهتره از زیرکار یا چک‌لیست کمک بگیرید.
تعیین مسئول و زمان انجام
برای هر وظیفه یک مسئول اصلی انتخاب کنید تا همه بدونن پیگیری کار با چه کسیه. بعد یک مهلت واقعی براش بذارید. اگه انجام این کار به وظیفه دیگهای بستگی داره، موضوع رو در توضیحات بنویسید یا از قابلیت وابستگی افزونه کمک بگیرید.
مشخص کردن اولویت و وضعیت وظیفه
سه سطح «کم»، «عادی» و «فوری» برای بیشتر تیمهای کوچک کافیه. وقتی همه کارها فوری باشن، اولویت دیگه معنی خاصی نداره. وضعیت هر وظیفه رو هم با پیشرفت واقعی اون هماهنگ نگه دارید تا اعضا برای فهمیدن شرایط کار مجبور نشن جداگانه پیام بدن.
چطور لیست وظایف تیمی رو مدیریت کنید؟
اضافه کردن اعضای تیم
اگه افزونه از کاربران وردپرس استفاده می‌کنه، هر عضو باید حساب کاربری جداگانه خودش رو داشته باشه. حساب مشترک نسازید. با حساب‌های جدا میتونید بفهمید چه کسی یک وظیفه رو ساخته، تغییر داده یا بسته.
برای اینکه مسئولیت اعضا روشن‌تر باشه و هماهنگی بهتری بین اون‌ها شکل بگیره، راهنمای ساخت تیم و مدیریت کارمندان در کسب‌وکار اینترنتی هم نکته‌های کاربردی خوبی داره.
تعیین نقش و سطح دسترسی هر کاربر
به هر نفر فقط دسترسی‌هایی رو بدید که برای انجام کارش لازم داره. کسی که فقط وضعیت وظیفه خودش رو تغییر می‌ده، نباید تنظیمات افزونه یا وظیفههای خصوصی تیمهای دیگه رو ببینه. دسترسی مدیریت پروژه رو هم به افراد مسئول محدود کنید.
پیگیری کارهای انجام‌شده و عقب‌افتاده
یک زمان مشخص برای مرور فهرست در نظر بگیرید؛ مثلاً اول هر روز کاری یا هفته‌ای دو بار. وظیفههای عقب‌افتاده رو پیدا کنید و دلیل متوقف شدنشون رو بنویسید. اگه مهلت قبلی دیگه واقعی نیست، با هماهنگی مسئول کار تاریخ اون رو تغییر بدید.
استفاده از دیدگاه‌ها برای هماهنگی تیم
پرسش‌ها، نتیجه بررسی و تصمیم نهایی رو زیر همون وظیفه بنویسید. این کار یک سابقه روشن می‌سازه و نمی‌ذاره اطلاعات بین پیام‌رسان، ایمیل و وردپرس پخش بشن. فقط اطلاعات محرمانه‌ای مثل رمز عبور رو داخل دیدگاه وظیفه نذارید.
چطور دسترسی کاربران به وظایف رو محدود کنید؟
تفاوت نقش‌های کاربری وردپرس رو بشناسید
وردپرس نقش‌هایی مثل مدیر کل، ویرایشگر، نویسنده، مشارکت‌کننده و مشترک داره. هرکدوم از این نقش‌ها مجموعه‌ای از اجازه‌ها رو می‌گیرن. افزونه مدیریت وظایف ممکنه از همین نقش‌ها استفاده کنه یا اجازه‌های جداگانه خودش رو بسازه.
اجازه مشاهده، ساخت و ویرایش وظایف رو تنظیم کنید
در تنظیمات افزونه دنبال گزینه‌هایی مثل Roles، Permissions یا Capabilities بگردید. این واژه‌ها به‌ترتیب به معنی نقش‌ها، اجازه‌ها و توانایی‌های هر حساب هستن. تعیین کنید هر نقش بتونه پروژه‌ها رو ببینه، وظیفه بسازه، کار دیگران رو ویرایش کنه، وظیفه‌ای رو حذف کنه یا تنظیمات رو تغییر بده یا نه.
تنظیمات دسترسی رو با یک حساب آزمایشی بررسی کنید
فقط به چیزی که در صفحه تنظیمات می‌بینید اعتماد نکنید. یک حساب آزمایشی با کمترین نقش لازم بسازید، با اون وارد سایت بشید و پروژه‌ها رو بررسی کنید. این کاربر نباید بتونه وظیفههای خصوصی، تنظیمات افزونه یا بخش‌های مدیریتی نامربوط رو ببینه.
چطور لیست وظایف رو داخل سایت نمایش بدید؟
بررسی امکان نمایش لیست در برگه‌ها
همه افزونه‌های مدیریت وظایف نمی‌تونن فهرست رو در بخش عمومی سایت نشون بدن. قبل از انتخاب افزونه، در توضیحات رسمی اون دنبال قابلیت Frontend بگردید. Frontend یعنی همون بخشی از سایت که کاربر بیرون از پیشخوان می‌بینه.
استفاده از بلوک یا کد کوتاه افزونه
اگه افزونه بلوک مخصوص داره، برگه موردنظرتون رو در ویرایشگر باز کنید، دکمه «+» رو بزنید و نام افزونه یا بلوک وظایف رو جست‌وجو کنید. کد کوتاه یا Shortcode هم یک عبارت کوتاه داخل کروشه‌ست که خروجی افزونه رو در برگه نشون می‌ده. فقط کدی رو وارد کنید که در راهنمای نسخه فعلی همون افزونه نوشته شده؛ چون کد هر افزونه با بقیه فرق داره.
محدود کردن نمایش لیست به کاربران واردشده
اینکه فهرست رو داخل یک برگه بذارید، به‌خودی‌خود اون رو خصوصی نمی‌کنه. تنظیمات رو طوری انجام بدید که فقط کاربران واردشده یا نقش‌های مشخص بتونن برگه و اطلاعات وظیفهها رو ببینن. بعد نشانی برگه رو در یک پنجره ناشناس مرورگر باز کنید و مطمئن بشید چیزی به مهمان‌ها نمایش داده نمی‌شه.
چطور مطمئن بشید لیست وظایف درست کار می‌کنه؟
- یک وظیفه آزمایشی بسازید: عنوان، توضیح، مسئول، مهلت و وضعیت رو وارد کنید و ببینید همه موارد درست ذخیره می‌شن یا نه.
- دسترسی اعضای مختلف رو بررسی کنید: نتیجه رو با حساب مدیر، عضو عادی و کاربر مهمان آزمایش کنید.
- اعلان‌ها و مهلت انجام رو آزمایش کنید: یک مهلت نزدیک بذارید و ببینید اعلان در زمان و محل مورد انتظارتون می‌رسه یا نه.
- نمایش لیست در موبایل رو بررسی کنید: عنوان‌های بلند، دکمه‌ها، فرم‌ها و جدول‌ها باید بدون اسکرول آزاردهنده قابل استفاده باشن.
- بعد از به‌روزرسانی دوباره آزمایش کنید: بعد از به‌روزرسانی وردپرس یا افزونه، دوباره ساخت وظیفه، تغییر وضعیت، دسترسی کاربران و اعلان‌ها رو بررسی کنید.
اشتباه‌های رایج موقع ساخت لیست وظایف در وردپرس
- نصب افزونهای که مدت زیادی به‌روزرسانی نشده: چنین افزونهای ممکنه با نسخه فعلی وردپرس یا PHP سازگار نباشه و برای سایتتون مشکل فنی یا امنیتی درست کنه.
- دادن دسترسی بیشتر از نیاز: دسترسی اضافه، احتمال تغییر ناخواسته یا دیده شدن اطلاعات رو بیشتر می‌کنه.
- ساخت وظیفه مبهم و بدون مهلت: وظیفه‌ای مثل «سایت رو بهتر کن» نتیجه روشنی نداره. بهتره کار رو به چند بخش کوچک و قابل‌بررسی تقسیم کنید.
- استفاده از وردپرس برای پروژههای خیلی پیچیده: وابستگیهای زیاد، چند تیم، بودجهبندی و گزارشهای سنگین می‌تونن پیشخوان سایت رو شلوغ و مدیریت کارها رو سخت کنن.
- فراموش کردن پشتیبان‌گیری و امنیت: افزونه، وردپرس و PHP رو به‌روز نگه دارید و دسترسی حساب‌های قدیمی رو هم حذف کنید.
چه زمانی ابزار مستقل مدیریت پروژه انتخاب بهتریه؟
اگه پروژه‌تون چند تیم، مشتری بیرونی، فایل‌های زیاد، بودجه، ثبت زمان، گزارش مدیریتی یا وابستگی پیچیده بین کارها داره، ابزار مستقل معمولاً انتخاب بهتریه. این ابزارها از اول برای مدیریت پروژه ساخته شدن و لازم نیست برای اضافه کردن هر قابلیت، افزونه تازه‌ای روی سایت نصب کنید.
ابزار مستقل زمانی هم مفیده که نمی‌خواید قطعی یا تغییرات سایت دسترسی تیم به کارها رو متوقف کنه. از طرف دیگه، اگه فقط چند کار ساده مربوط به انتشار محتوا یا نگهداری سایت دارید، اضافه کردن یک سامانه جدا ممکنه بیشتر از فایده‌ای که داره، براتون کار درست کنه.
جمع‌بندی؛ بهترین روش ساخت لیست وظایف برای سایت شما
برای ساخت لیست وظایف در وردپرس، کار رو از نیازتون شروع کنید، نه از اسم افزونه. مشخص کنید چه کسانی از فهرست استفاده میکنن، چه اطلاعاتی باید ثبت بشه و آیا لازم هست فهرست داخل سایت نمایش داده بشه. بعد یک افزونه فعال، سازگار و ساده انتخاب کنید و اول اون رو با یک پروژه کوچک آزمایش کنید.
برای بیشتر سایت‌های شخصی و تیمهای کوچک، امکاناتی مثل تعیین مسئول، مهلت، وضعیت و سطح دسترسی کافیه. اگه تعداد پروژه‌ها زیاد شد یا به گزارش‌ها و فرایندهای پیچیده رسیدید، بهتره مدیریت کارها رو به یک ابزار مستقل منتقل کنید. یادتون نره قبل از نصب یا به‌روزرسانی افزونه نسخه پشتیبان بگیرید و دسترسی‌ها رو با یک حساب آزمایشی بررسی کنید.
سؤال‌های رایج درباره لیست وظایف در وردپرس
آیا میتونید برای هر کاربر یک لیست جدا بسازید؟
بله، اگه افزونهای که انتخاب میکنید از فهرست شخصی یا پروژههای خصوصی پشتیبانی کنه، میتونید برای هر کاربر یک فهرست جدا بسازید. قبل از استفاده واقعی، با یک حساب آزمایشی بررسی کنید که کاربران فهرست همدیگه رو نمیبینن.
آیا اعضای تیم برای دیدن وظایف باید وارد وردپرس بشن؟
در بیشتر افزونههایی که وظایف رو به کاربران وردپرس وصل میکنن، اعضا باید وارد حساب خودشون بشن. بعضی ابزارها روشهای دیگهای دارن، ولی برای وظیفههای خصوصی نباید از لینک عمومی استفاده کنید.
آیا میتونید لیست وظایف رو داخل برگه سایت نشون بدید؟
اگه افزونه بلوک، کد کوتاه یا قابلیت نمایش در بخش کاربری داشته باشه، میتونید فهرست رو داخل برگه نشون بدید. نام بلوک و کد کوتاه در افزونه‌های مختلف فرق داره، پس راهنمای نسخه فعلی افزونه رو بررسی کنید.
چطور از دیده شدن وظایف خصوصی جلوگیری کنید؟
به هر نقش فقط دسترسیهای لازم رو بدید، نمایش برگه رو به کاربران مجاز محدود کنید و نتیجه رو با یک حساب عادی و پنجره ناشناس مرورگر آزمایش کنید. اطلاعات حساسی مثل رمز عبور رو هم داخل وظیفهها ذخیره نکنید.
آیا وردپرس برای مدیریت پروژههای بزرگ مناسبه؟
برای کارهای ساده و تیمهای کوچک میتونه گزینه مناسبی باشه. ولی اگه چند تیم، وابستگیهای پیچیده، بودجهبندی یا گزارشهای سنگین دارید، ابزار مستقل مدیریت پروژه معمولاً انتخاب مرتبتر و قابلکنترلتریه.
برای ارسال نظر لطفا ابتدا ثبتنام کنید یا وارد شوید.